Auftragsverarbeitung (AVV)

Version 1.0 · Stand November 2026

Präambel

Dieser Vertrag regelt die Pflichten der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus der Nutzung von AmnMenu ergeben (Art. 28 DSGVO). Er gilt für alle Tätigkeiten, bei denen AmnDesign im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet. Er wird mit Abschluss des Hauptvertrags (Angebot bzw. Vereinbarung über die Nutzung von AmnMenu samt Nutzungsbedingungen) Bestandteil des Hauptvertrags.

§ 1 Vertragsparteien

Verantwortlicher: der Kunde gemäß Hauptvertrag (das Restaurant), im Folgenden „Kunde“.

Auftragsverarbeiter: Aman Nagpal, AmnDesign, Josefstraße 54, 51143 Köln, Deutschland, kontakt@amndesign.de, im Folgenden „AmnDesign“.

§ 2 Gegenstand, Dauer, Art und Zweck

(1) Gegenstand ist die Bereitstellung von AmnMenu: die digitale Speisekarte des Kunden, das Adminportal zu ihrer Pflege sowie Einrichtung und Support.

(2) Die Dauer entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags.

(3) Art und Zweck der Verarbeitung: Speichern und Verwalten der Konten des Kunden und seines Teams, Speichern und Anzeigen der Inhalte der Speisekarte, Protokollieren von Änderungen, Übersetzen und Einlesen von Inhalten mit KI auf Veranlassung des Kunden sowie Unterstützung des Kunden im Support.

§ 3 Art der Daten und betroffene Personen

(1) Art der Daten:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Rolle und Rechte im Restaurant, Kontostatus, Zeitpunkte von Einladung und Anmeldung
• Stamm- und Impressumsdaten: Name des Betriebs, vertretungsberechtigte Person, Anschrift, E-Mail, Telefon, Register- und Steuerangaben
• Protokolldaten: wer wann welche Änderung vorgenommen hat, einschließlich der Bestätigungen des Impressums (Person, E-Mail, Zeitpunkt)
• Inhalte der Speisekarte, soweit sie Personenbezug haben, etwa Fotos, auf denen Personen zu erkennen sind
• Technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser (Server-Logs)

(2) Betroffene Personen:

• Inhaber und Vertreter des Kunden
• Mitarbeiter des Kunden mit Zugang zum Adminportal
• Gäste des Kunden, die die Speisekarte aufrufen (nur technische Zugriffsdaten; Gäste geben keine Daten ein)

§ 4 Weisungen

(1) AmnDesign verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, es sei denn, AmnDesign ist nach dem Recht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats dazu verpflichtet. In diesem Fall teilt AmnDesign dem Kunden diese Verpflichtung vor der Verarbeitung mit, soweit das Recht dies nicht verbietet.

(2) Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, dem Hauptvertrag und der Nutzung der Funktionen von AmnMenu durch den Kunden. Weitere Weisungen erteilt der Inhaber des Kunden in Textform (z. B. per E-Mail).

(3) Hält AmnDesign eine Weisung für rechtswidrig, weist AmnDesign den Kunden unverzüglich darauf hin und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.

§ 5 Pflichten von AmnDesign

(1) AmnDesign stellt sicher, dass alle Personen, die Zugang zu den Daten haben, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

(2) AmnDesign trifft die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 1).

(3) Auf die Daten des Kunden greift AmnDesign nur zu, soweit dies für Einrichtung, Support, Fehlerbehebung oder den Betrieb erforderlich ist. Änderungen, die AmnDesign dabei im Adminportal vornimmt, werden protokolliert und als Support-Zugriff gekennzeichnet.

(4) AmnDesign unterstützt den Kunden bei der Einhaltung seiner Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, soweit erforderlich.

§ 6 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für die Inhalte, die er einstellt, und für die Auswahl der Personen, denen er Zugang gewährt.

(2) Der Kunde verwaltet die Zugänge seines Teams, hält seine Zugangsdaten geheim und sperrt Zugänge von Personen, die nicht mehr für ihn tätig sind.

(3) Der Kunde informiert AmnDesign unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt.

§ 7 Technische und organisatorische Maßnahmen

(1) AmnDesign trifft die in Anlage 1 beschriebenen Maßnahmen und passt sie während der Laufzeit dem Stand der Technik an.

(2) Änderungen sind zulässig, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen teilt AmnDesign dem Kunden mit.

§ 8 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Kunde stimmt der Beauftragung der in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter zu.

(2) AmnDesign kündigt neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter mindestens 30 Tage vorher in Textform an. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gilt die Änderung als genehmigt. Bei einem begründeten Widerspruch haben beide Parteien ein Sonderkündigungsrecht für die betroffenen Leistungen.

(3) AmnDesign verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf dieselben Datenschutzpflichten, die nach diesem Vertrag für AmnDesign gelten.

(4) Keine Unterauftragsverarbeitung im Sinne dieses Vertrags sind Nebenleistungen wie Telekommunikation oder die Zahlungsabwicklung über Stripe; für die Abrechnung ist AmnDesign selbst Verantwortlicher.

§ 9 Übermittlung in Drittländer

Daten werden grundsätzlich in der Europäischen Union verarbeitet. Soweit Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in den USA eingesetzt werden (Anlage 2), erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter zertifiziert ist, im Übrigen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

§ 10 Rechte betroffener Personen

(1) AmnDesign unterstützt den Kunden mit geeigneten Maßnahmen bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen (Art. 12 bis 22 DSGVO), etwa Auskunft, Berichtigung oder Löschung.

(2) Wendet sich eine betroffene Person direkt an AmnDesign, leitet AmnDesign die Anfrage unverzüglich an den Kunden weiter.

§ 11 Meldung von Datenschutzverletzungen

AmnDesign informiert den Kunden unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Die Meldung erfolgt an die im Hauptvertrag hinterlegte E-Mail-Adresse und enthält, soweit bekannt, Art der Verletzung, betroffene Daten und Personen, wahrscheinliche Folgen und ergriffene Maßnahmen.

§ 12 Kontrollrechte

(1) Der Kunde kann sich von der Einhaltung dieses Vertrags überzeugen. AmnDesign stellt dafür auf Anfrage geeignete Nachweise zur Verfügung, etwa Selbstauskünfte und Nachweise der Unterauftragsverarbeiter.

(2) Prüfungen vor Ort sind nach Anmeldung mit einer Frist von mindestens 14 Tagen während der üblichen Geschäftszeiten möglich und dürfen den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören. Die Kosten trägt der Kunde, es sei denn, die Prüfung ergibt erhebliche Verstöße.

§ 13 Beendigung

(1) Nach Ende des Hauptvertrags löscht AmnDesign alle personenbezogenen Daten des Kunden spätestens nach 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bis dahin erhält der Kunde auf Wunsch einen Export seiner Daten.

(2) Gelöscht werden das Restaurant mit allen Inhalten, Bildern und Protokollen sowie die Konten des Teams, soweit sie keinem anderen Restaurant mehr angehören.

(3) Datensicherungen der Datenbank werden nicht einzeln bereinigt, sondern laufen spätestens nach 7 Tagen automatisch ab.

§ 14 Haftung

Es gelten die Haftungsregeln des Hauptvertrags.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Wird das Eigentum des Kunden bei AmnDesign durch Maßnahmen Dritter gefährdet, etwa durch Pfändung oder Insolvenz, informiert AmnDesign den Kunden unverzüglich.

(2) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.

(3) Bei Widersprüchen gehen die Regelungen dieses Vertrags denen des Hauptvertrags vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht.

(4) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Zutrittskontrolle: AmnDesign betreibt keine eigenen Server. Die Rechenzentren der Unterauftragsverarbeiter sind gegen unbefugten Zutritt geschützt.
• Zugangskontrolle: Anmeldung mit E-Mail und Passwort; Passwörter werden nur als Hash gespeichert und sind für AmnDesign nicht einsehbar. Konten entstehen nur durch Einladung, eine freie Registrierung gibt es nicht. Gesperrte Personen werden sofort aus allen Sitzungen abgemeldet. Das Adminportal erinnert regelmäßig an einen Passwortwechsel. Die Zugänge von AmnDesign zu den Diensten der Unterauftragsverarbeiter sind mit starken Passwörtern und Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt.
• Zugriffskontrolle: Rollen (Inhaber, Admin, Mitarbeiter) mit Rechten je Person. Die Rechte werden auf dem Server und zusätzlich in der Datenbank geprüft (Row-Level-Security), nicht nur in der Oberfläche.
• Trennungskontrolle: Jedes Restaurant ist in der Datenbank über eine eigene Kennung und Row-Level-Security von allen anderen getrennt. Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebung nutzen getrennte Datenbanken.
• Datensparsamkeit: Auf den Speisekarten werden weder Cookies noch Tracking- oder Analysedienste eingesetzt.

Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Weitergabekontrolle: Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Schlüssel für Datenbank und Dienste liegen nur auf dem Server, nie im Browser.
• Eingabekontrolle: Änderungen werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert; Zugriffe von AmnDesign im Support sind gesondert gekennzeichnet.
• KI-Funktionen: Übersetzung und Einlesen werden nur ausgelöst, wenn der Kunde sie selbst startet. Übermittelt werden nur die dafür nötigen Inhalte der Speisekarte.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)

• Verfügbarkeitskontrolle: Tägliche Datensicherung der Datenbank mit einer Aufbewahrung von 7 Tagen. Hosting auf redundanter Infrastruktur.
• Wiederherstellung: Daten lassen sich aus der Datensicherung innerhalb angemessener Frist wiederherstellen. Zusätzlich kann AmnDesign die Daten eines Restaurants vollständig exportieren und wieder einspielen.
• Löschung: Beim Löschen eines Restaurants werden alle zugehörigen Daten in der Datenbank und alle Bilder im Speicher entfernt.

Regelmäßige Überprüfung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)

• Datenschutz-Management: AmnDesign prüft die Maßnahmen regelmäßig und bei Änderungen an AmnMenu, einschließlich Sicherheitsprüfungen des Programmcodes.
• Auftragskontrolle: Mit allen Unterauftragsverarbeitern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.
• Vorfallmanagement: Festgelegter Ablauf zur Meldung und Behebung von Sicherheitsvorfällen (§ 11).

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

• Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA: Hosting von Speisekarte und Adminportal; serverseitige Funktionen in Frankfurt am Main
• Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur 318992: Datenbank, Anmeldung, Bildspeicher und Versand der Einladungs-E-Mails; Verarbeitung in Frankfurt am Main (Region eu-central-1)
• Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA: KI-Übersetzung und Einlesen von Speisekarten; nur auf ausdrückliche Auslösung durch den Kunden
• STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland: E-Mail-Postfach für Support und Kommunikation; Verarbeitung in Deutschland